Catalogue Demos 2020

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2020 - - Renseignements et inscriptions : 09 88 66 10 00 /
ASSISTANT(E)S
Programme
MODULE 1 : COMPRENDRE SON RÔLE ET LES
ENJEUX LIÉS À L’ASSISTANAT 2 JOURS
Faire le point sur l’exercice de sa fonction
Compétences acquises
Compétences à développer
Créneaux d’évolution potentielle dans la fonction
Collaborer et échanger entre assistant(e)s
Utiliser les réseaux professionnels internes et externes
Contribuer à l’e cacité de son équipe et
accroître la synergie avec son (ses) manager(s)
Comprendre le rôle de chacun et son
positionnement dans l’entreprise
Comprendre ce qu’attend(ent) le(s) manager(s)
Définir des modes de collaboration
Solliciter les managers à bon escient
Savoir être force de proposition
MODULE 2 : OPTIMISER LE TRAITEMENT DE
L’INFORMATION 1 JOUR
Poser un diagnostic
Rendre l’information accessible
Veiller à la fiabilité des informations conservées
Connaître l’essentiel de l’archivage
Optimiser le classement sur sa messagerie
Maîtriser les fonctionnalités utiles
Gérer un projet de classement
Situer son rôle dans la mise en place d’une
GEIDE (Gestion Electronique d’Informations et de
Documents Existants)
MODULE 3 : GAGNER DU TEMPS ET EN FAIRE
GAGNER À SON MANAGER 1 JOUR
Se focaliser sur l’essentiel et hiérarchiser les
activités majeures
Différencier urgent et important
Innover et savoir tirer parti de l’expérience
Gagner du temps au quotidien
Analyser son organisation pour l’optimiser
Faire gagner du temps à son (ses) manager(s)
Repérer leur mode de gestion du temps
Identifier les niches de gains de temps managériales
Préserver leur temps
MODULE 4 : DÉVELOPPER SES CAPACITÉS
DE COMMUNICATION, S’AFFIRMER ET GÉRER
DES SITUATIONS DIFFICILES 2 JOURS
Réunir les conditions d’un accueil réussi au
téléphone et en face à face
Identifier la qualité de service attendue
Diagnostiquer sa propre qualité de service
Donner une première bonne impression
Gérerlarelationtéléphoniqueentranteetsortante
Travailler son langage et choisir un ton et un
rythme adaptés
Préparer et suivre ses propres appels téléphoniques
Communiquer efficacement à chaque étape
Adopter une écoute active et questionner
L’accueil en face à face
Etre attentif aux comportements non-verbaux
Avoir un « look » adapté
Maîtriser le temps
Conclure et raccompagner un visiteur
Détecter les signes avant-coureurs pour prévenir
les conflits
Recadrer un entretien en restant courtois
Faire face à des situations délicates
Maîtriser l’agressivité, l’impatience, l’impolitesse...
MODULE 5 : SE RÉCONCILIER AVEC LES
CHIFFRES 1 JOUR
Comprendre les informations chi rées
utilisées par les di érentes fonctions
Connaître les différents types d’indicateurs :
physiques, financiers, complexes, etc
Savoir sélectionner les indicateurs pour mieux
communiquer avec les départements
Savoir e ectuer les calculs courants
Calculer un pourcentage : taux de TVA, taux
d’intérêt, taux de marge, etc
Calculer une variation : d’une période à une autre
Calculer un écart : entre une réalisation et un
objectif, entre le réel et le budget, etc.
Calculer une moyenne : effectifs moyens, salaires
moyens, chiffres d’affaires moyens, etc.
Calculer une tendance : résultat probable en fin
d’année, etc.
Savoir traduire les chi res en graphiques
Choisir la bonne représentation graphique
Savoir construire les courbes, histogrammes sans ou
avec axe secondaire, secteurs, pyramides des âges, etc
MODULE 6 : RÉDIGER DES COURRIERS ET DES
E MAILS EFFICACES ET PROFESSIONNELS
2 JOURS
Comprendre les enjeux de l’écrit
Impact du courrier et de l’e-mail auprès des
différents interlocuteurs
Spécificité du courrier et de l’e-mail par rapport
aux autres écrits (rapport, compte-rendu…)
Les chartes de communication du courrier et de l’e-mail
Structurer ses écrits
Les règles de la conception rédactionnelle en
milieu professionnel
Savoir démarrer et conclure
Favoriser la lisibilité et la compréhension
Adopter des phrases courtes
Eliminer lourdeurs et mots bavards
Choisir le mot juste, rompre la monotonie
Adopter un style vivant et concret
Utiliser les formules de politesse
Avoir une relecture rigoureuse
Faire le point sur les fondamentaux de l’écrit
Orthographe, l’accord du participe passé
Syntaxe, rédiger un objet explicite
Rédiger des messages percutants
Maîtriser la dimension conviviale
Personnaliser ses écrits en fonction de son
interlocuteur et de la situation (vente, situations
conflictuelles, informations, organisation etc.)
Etre empathique
Utiliser un vocabulaire convaincant
Participants
Secrétaires expérimenté(e)s souhaitant évoluer
vers la fonction d’assistant(e) et assistant(e)
s débutant(e)s souhaitant gagner en
professionnalisme
Les +
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à la Période de Professionnalisation, en
l’accompagnant de sa certification.
Eligibilité CPF et Période de Professionnalisation,
sans critères de durée, de Branches ou de Régions.
Code CPF tout public : 209051.
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Pré-requis
Cette formation ne nécessite aucun pré-requis
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PERFECTIONNEMENT
À Paris :
1ère promotion : 30 au 31 mars - 11 mai - 25 mai - 15 au 16 juin - 29 juin - 6 au 7 juil.
2ème promotion : 14 au 15 sept. - 5 oct. - 26 au 27 oct. - 2 au 3 nov. - 23 nov. - 7 déc.
Dates actualisées et programmation régionale disponibles sur
Objectifs
Évoluer dans la profession de secrétaire-assistant(e) • Contribuer à l’amélioration des
performances de son équipe et de son manager
9 Jours (63h)
3810 € HT
(repas offert)
SE112
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de la Fédération de la Formation
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